日経新聞(2011年5月21日)に「ビジネスメール 好感度を上げるには」
という記事が掲載されていました。
日々の仕事のコミュニケーション手段として、頻繁に使われる電子メール。
取引先などに好印象を持ってもらうためには、メールでどんな点に気を
つければよいか、インターネットで調査した。
1位:改行と空白をうまく使う (550ポイント)
文字がびっしりと詰まったメールは読みづらい。1行20〜30文字
程度を目安に改行し、2〜5行文章が続いたら、空白の行を入れる
ようにする
2位:件名を具体的に書く (533ポイント)
日付や会議の名称など本文の内容がイメージできる件名を付ける。
「お知らせ」「こんにちは」では開封を後回しにされることもある。
3位:送信前に読み返す (402ポイント)
誤字、脱字、変換ミスがないかチェックする。特に会社名や相手の
名前、ファイルが添付されているかは要確認。
4位:箇条書きを多用する (361ポイント)
大事な用件であっても、長文だと読み飛ばされることもある。特に
複数の用件を伝えたり、いくつか質問する場合は箇条書きだと
読みやすい。
5位:冒頭、結びのあいさつを忘れない (226ポイント)
メールはつい簡略になりがちだが、「お世話になっております」
などのあいさつは必要。結びは本文に対応した言葉で締める。
6位:結論から書く (221ポイント)
冒頭の挨拶の後はできるだけ要点を伝える。
7位:大事な用件は送信後に電話する (191ポイント)
送信ミスや相手が読み忘れることもある。大事なメールは電話でも
確認。
8位:大容量のファイルの送信に注意 (188ポイント)
サイズが大きいファイルは圧縮したり、転送サービスを活用したり
する。
9位:差出人の名前は見落とされないように漢字に (184ポイント)
アウトルックはツール→アカウントなどから名前を変更。
10位:件名に「重要」「至急」などを付ける (166ポイント)
メールの顔である件名で大事なメールであることを伝える
11位:強調する項目に【】や■などのマークを活用 (163ポイント)
12位:文字の色を変えられるHTML形式を使わない (146ポイント)
13位:できるだけ早く返信 (138ポイント)
14位:アドレス帳に「様」を付けて登録 (122ポイント)
15位:返信の際に宛先の名前に「様」と書き込む (121ポイント)
↓ ↓ ↓
私も仕事柄、メールのやり取りをする機会がとても多いです。
色々な人とメールのやり取りをしていると、好感度の上がるメールを
書く方も中にはいますが、好感度の下がるメールを書く人の方が
多いと思います。
メール文章も読みなれてくると、会って話さなくても相手の性格とか
考え方が見えてくるような気がします。
私もメールを書くときは相手のことを考えて、分かりやすく、気持ちの
伝わるメールを書くように心がけています。
このメール文章はとても良いなと思ったら、そのメールの書き方を
真似することからはじめても良いと思います。
電話の話し方一つで印象が変わるように、メールの書き方一つでも
印象は変わります。
何事もそうですが、相手の気持ちを考えながら行動を起こす癖を
つけることはとても大切だと思います。
みなさんも常日頃からできている人が多いと思いますが、
もしできていない人がいたら注意して実行してみるとよいと
思います。
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